Der Kirchengemeindeverband benötigt wie jede Kirchengemeinde auch ein Verwaltungs- und Beschlussorgan. Dieses ist die Verbandsvertreterversammlung. Ihr steht der leitende Pfarrer im Pfarrverband, derzeit Herr Dechant Gereon Bonnacker, vor. Mitglieder der Verbandsvertreterversammlung sind zudem je zwei Vertreter der Kirchenvorstände der sieben Kirchengemeinden, die von den Kirchenvorständen entsandt werden. Alle wesentlichen Beschlüsse werden in regelmäßigen Sitzungen der Verbandsvertreterversammlung getroffen. Zur Vorbereitung der Beschlüsse und der Verwaltung der Einrichtungen vor Ort hat die Verbandsvertreterversammlung Ausschüsse gebildet. Den Ausschüssen gehören Experten aus den einzelnen Kirchengemeinden, z.B. zur Betreuung der Kindertagesstätten, an.
Der Pfarrverband Overath besteht aus den sieben nach wie vor eigenständigen katholischen Kirchengemeinden im Stadtgebiet. Jeder Kirchengemeinde steht Herr Pfarrer Bonnacker als leitender Pfarrer vor. Verwaltungs- und Beschlussorgan der Kirchengemeinde ist der Kirchenvorstand, dem neben dem leitenden Pfarrer von den jeweiligen Gemeindemitgliedern gewählte Vertreter angehören. Der Kirchenvorstand ist für alle Angelegenheiten der Kirchengemeinde zuständig.
Die sieben Kirchengemeinden haben sich zu einem Kirchengemeindeverband zusammengeschlossen. Der Kirchengemeindeverband Overath ist ein Verband mit kirchenrechtlicher und staatskirchenrechtlicher Anerkennung. Er ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts ein Verband mit eigener Rechtspersönlichkeit. Zweck des Kirchengemeindeverbandes ist es, gegenüber Dritten als Katholische Kirche in Overath auch rechtswirksam aufzutreten, ohne zu einer einzigen Kirchengemeinde zu fusionieren.
Aufgabe des Kirchengemeindeverbandes ist es, durch gemeinsame Aufgabenwarnehmung Synergieeffekte zu nutzen. Dabei nimmt der Kirchengemeindeverband nur solche Aufgaben war, die ihm von den Kirchengemeinden ausdrücklich übertragen wurden. Dies sind beispielsweise die Übernahme aller Arbeitnehmer im Pfarrverband, die Übernahme von Betriebsträgerschaften (Kindertagesstätten und Offene Jugendarbeit), der gemeinsame Betrieb der Pastoralbüros im Pfarrverband sowie die Anschaffung von Sachmitteln, die der Seelsorge im gesamten Pfarrverband zur Verfügung stehen.